会計士・コンサル一年目の雑務を最小限にする時間節約仕事術:個人編

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会計士・コンサル一年目の雑務を最小限にする時間節約仕事術:個人編

 

新卒入社の社会人の方や、全くの異業種からコンサルティングファームなどのプロフェッショナルファームに転職された方で一番最初に悩むのが「業務量の多さ」だと思います。

今回は、雑務が多くなる新人~20代社会人で、業務量の多さに悩まれている方を対象に
ちょっとした心がけで出来る時間節約術をご紹介します。

個人編・対人編の2つに分けて、今回は個人編をまとめます。

 

私は偉そうなことの言える立場ではありませんが、この心がけで仕事をしてからは
幸いに多くの現場で「超仕事が早い」という評価をいただいてきました。

就職直後、転職直後のチェックリストとしてご活用ください。
高度な内容は全く書いていませんので、ご存知の方はサラっと読み流していただけますでしょうか。

 

タスクの切り分け編

 

まず、タスクを棚卸しする

タスク漏れを防ぐために、タスクが発生した時点で即メモします。

「忘れてました」は周囲の信頼度を大きく落とすため、ご法度です。
期限内にタスクを思い出したとしても「仕事は寝かせれば寝かせるほど難易度が上がる」ため
タスクを忘れることは大きなリスクです。

ですので、タスクを棚卸しして把握しておく必要があります。

 

方法は3つあります。基本的に全てPCを使っています。

メモ帳に記録する

一番シンプルな方法です。
メモ帳(CTRL+R「notepad」)にその場でタスクを殴り書きします。

ポイントは3つです。

・タスクが漏れるため、複数のメモ帳に書かないで一つに絞ること

・最低限後で見て分かるように書くこと

・体裁にこだわりすぎず、とにかく書くこと

 

例えば、このような感じ。

task1

 

タスクが完了したら、該当する部分を削除していきます。

長所はシンプルな点ですが
短所はタスク毎の関連や期間の把握がしづらいことです。

 

Excelのタスクリストに記録する

Excelであらかじめ作っておいたタスクリストにタスクを記録します。
個人でWBS(Work Breakdown Structure)を作る方もいますが、個人的にはそこまでしていません。

ポイントは3つです。

・書きやすくするため、タスクリストに余計な項目を盛り込みすぎないこと

・タスク漏れを防ぐため、すぐ書くこと

・タスクリストの形骸化を防ぐため、日次でメンテすること

 

例えば、こんな感じ。Officeの無料テンプレートです。
他に「タスクの依頼者」など、いくつか項目を追加した方が良いと思います。

tasklist2

長所は細かいタスクの管理が出来る点

短所は記入やメンテが面倒な点です。

 

Outlook予定表やGoogleカレンダーに記録する

タスクを「予定」に記録して、カレンダーの中に登録する方法です。

ポイントは3つです。

・本当の予定とタスクの違いが分かりやすいように分類すること(色分けなど)

・他の人が自分宛の会議を入れやすいように、15分など短い時間でタスクを登録すること

・重要なことはタイトルでなく本文に書き、必要に応じて非公開にすること

 

例えば、こんな感じ。

tasklist3

予定である打ち合わせはオレンジ、個人のタスクは青で色分けしています。

あまりタスクを予定に入れすぎると他人が自分宛の会議を何時に入れていいか分からなくなるので、
タスクの時間は短く、タスクだと分かりやすいタイトルで記録します。

 

長所は、予定と合わせてスケジュールを一元化できる点、入力が簡単な点、締切意識が付く点ですが

短所は、タスクを一覧で見ることが難しい点です。

 

私は「メモ帳に記録する」と「予定表に記録する」の2つを併用しています。

・2つとも即タスクを記録でき、面倒さが低いこと

・メモ帳・予定表それぞれの短所を補い合えること

が主な理由です。

私はかなりの面倒くさがりなこともあり、Excelベースのタスクリストはタスクの記録が面倒で
うまく運用できませんでした。

 

重要か?緊急か?で分類する

タスクを全て棚卸ししたら、重要か?緊急か?で分類してみます。

重要:チームや自分の目標に直結し、影響度が大きいタスク

緊急:締切が近いタスク

と考えるのがシンプルです。

あれこれ複雑に考えすぎず、とにかく分類してみることが重要だと思います。

 

taskbunrui

 

ポイントは3つです。

・「今」重要なものだけでなく、将来重要になるはずのものも「重要」

→ついつい今重要なものに気を取られがちですが、自分磨きや営業活動など、将来の成果に直結することはとても重要なタスクなので、軽視しないように注意します。

・なんでも緊急にしない

→ありがちなのが、緊急のタスクだらけになってしまうことです。本当に緊急なのか?そもそもそのタスクは必要なのか?と冷静に考えることに注意します。詳細は後程。

・タスクを必ず守る

→これもありがちですが「クレーム対応」や「面倒な作業」などのイヤなタスクは、重要で緊急だと分類したにも関わらず後回しにしてしまうケースがあります。
これではタスクを分類した意味がないので、タスクを分類したら、機械のようにタスクを実行しましょう。後で困るのは自分です。私も沢山困りました。

 

Excelベースのタスクリストは、この分類のときに威力を発揮します。

メモ帳ベースの場合は
・カット&ペーストでタスクを並び替えること
・行頭に〇、◎、★など重要性、緊急性に合わせた記号を入れること

といった運用をしています。

 

なくす・減らす・他人に任せる

タスク分類で「重要ではない」と判定されたものは

なくす:そもそもこのタスクをやる必要があるのか?

減らす:ムダな部分を省いてタスクの量を減らせないか?

他人に任せる:自分より適任か居るのではないか?

を考えて、タスクのお掃除をします。

これが出来るか出来ないかが、一般的な「仕事の出来る人」とそうでない人を分けるラインのように感じます。

 

注意点は2つです。

・最初の3か月はご法度

新人がいきなりコレをやったら間違いなく怒られます。なぜなら未経験の新人が「そのタスクが重要かどうか?」の判別が出来るわけないからです。最低3か月程度は、言われたことを全てやるつもりでいた方が自分のためになると考えます。

 

・必ず関係者と合意をとること

→当たり前ですが、必ずタスクの関係者と合意をとります。自分は重要でないと考えていても、関係者にとってはとても重要なタスクだったと後で気づいても、そのときには手遅れです。タスクをなくす・減らす・他人に任せるときには必ず関係者と合意をとるようにします。
よくあるトラブルの原因です。

 

メール編

メールを見たら即レスする

自分が返信すべきメールを見たら、5分以内に返信が済むならばその場で返信しましょう。
その場で返信しないと、大体返信を忘れます。

また、共有事項や伝達事項が発生したら、その場で関係者にメールしましょう。短文で構いません。

メールするだけで相手からの評価が跳ね上がるオトクな術です。

私も実はメールを放置してしまうタイプで、当時の上司からは口酸っぱく言われました。
個人編か対人編かが微妙ですが、個人の心がけの話なのでこちらに分類しました。

 

良く使うワードは辞書登録する

よく使うワードは辞書登録して、すぐ変換できるようにしましょう。

例えば

・よろ→よろしくお願いいたします。

・おせ→お世話になっております。●●でございます。

・おつ→お疲れ様です。●●です。

・メール→△△.jp

など。

辞書登録だけで、メールのスピードが恐ろしいほど上がります。

昔、私がメールを辞書登録からの変換で捌いていたところ、当時の上司が画面をのぞき込んで
「それ、いいね。俺もやろう」と採用されたことがあります。

 

Windows 10の場合は

画面右下の「あ」や「A」となっている部分を右クリック>「単語の登録」

で辞書登録できます。

 

 

Excel/PowerPoint/Word編

Excel:基本の関数を使いこなす

関数については、別の記事でまとめたものがありますので、こちらをどうぞ。
会計士・経理の業務に最低限必要なExcelスキル「関数」7個

Excel:基本のショートカットを使いこなす

ショートカットについても、下記の記事でまとめてあります。
業務を圧倒的高速化!会計士のExcelスキル「ショートカット」集

 

共通:テンプレートを用意する

一度作った成果物は、パターン化して使いまわせるようにします。

例えば議事録のフォーマットも、確立したものを保存しておいて
会議の前に書ける部分は書き、会議終了と同時に提出できるようにしておきます。

こうして、車輪の再発明にかかる時間を減らしていきます・

 

PowerPointについては、後程追記していきますね。

 

その他編

プログラミングに触れておく

プログラミングは雑務を一気に自動化できる現時点で最強のツールです。

将来重要になるタスクとして、プログラミングに触れておくのは良いことだと思います。

プログラミングの始め方については、こちらの記事にまとめています。

会計士・経理マンの仕事をラクにする自動化プログラミング入門

さいごに

今回は、会計士・コンサル一年目の方が雑務を最小限にする時間節約のテクニックの
「個人編」をまとめました。

はじめのうちは余計なことを考えず、ゴリ押しでやり切ることはとても重要ですが
工夫すれば時間節約できる部分は、しっかりと節約していくべきだと思います。

続けて「対人編」をご紹介していきます。

 

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