会計士・コンサル一年目の雑務を最小限にする時間節約仕事術：対人編
新卒入社の社会人の方や、全くの異業種からコンサルティングファームなどのプロフェッショナルファームに転職された方で一番最初に悩むのが「業務量の多さ」だと思います。
今回は、雑務が多くなる新人～20代社会人で、業務量の多さに悩まれている方を対象に
ちょっとした心がけで出来る時間節約術をご紹介します。
個人編・対人編の2つに分けて、今回は対人編をまとめます。
前回の記事はこちら。
会計士・コンサル一年目の雑務を最小限にする時間節約仕事術：個人編
私は偉そうなことの言える立場ではありませんが、この心がけで仕事をしてからは
幸いに多くの現場で「超仕事が早い」という評価をいただいてきました。
就職直後、転職直後のチェックリストとしてご活用ください。
高度な内容は全く書いていませんので、ご存知の方はサラっと読み流していただけますでしょうか。
時間節約術：対人編のテーマは、コミュニケーションです。
時間節約術の中で、個人的に一番大事なのは、コミュニケーションだと思います。
1人で完結する仕事でもない限り、仕事は周囲の人間と協働して行うものなので
周囲の人間とのコミュニケーションを上手くできるか否かで仕事の効率が大きく変わるはずです。
自分から大きい声で挨拶する
当たり前ですが、何故かやらない人が多いです。
自分から挨拶するだけで周囲との人間関係が本当にスムーズになり
余計なストレスを掛けないで済みます。
やっている人が少ないから自分もやらないでいい、ではなく
やっている人が少ないから、自分がやるだけで差別化できるので、オイシイです。
結論と理由を言う
当たり前のことですが、仕事でコミュニケーションをするときは、まず最初に結論を、その次に結論に至った理由を簡潔に話す習慣をつけることが大事だと思います。
結論は
・はい/いいえ
・〇〇したい
・〇〇するべき
など、一言で言いきれるようなものを。
理由は複数あっても3つ程度に絞った上で「理由は3つ」と先に頭出しして
分かりやすく話します。
結論→理由の話し方を徹底することで、相手が自分の主張を早く理解しやすくなります。
結果として、コミュニケーションのコストを節約できます。
「理由は〇つ」と話すのは、最初とても恥ずかしいかもしれませんが、相手の理解を助けるためにやっていることなので、堂々と話してみましょう。
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最低限の要件を確かめる
何か仕事を頼まれたときは、必ず「最低限の要件」を具体的に確かめるようにします。
最低限の要件とは、その仕事をクリアしたと言える最低条件のことです。
もう少し具体的に書きます。
ビジネス書などで、仕事を頼まれたときは下記の要件を確かめることが必要と言われています。
・目的(Why)
・ゴール/成果物(What)
・成果物のイメージやクオリティ(Whatその2)
・期限(When)
・必要に応じて、方法(How)
これを確かめることは、基本動作です。
しかし注意するべきポイントは
「相手によって、必須要件(MUST)と歓迎要件(WANT)が入り混じっている」
可能性があるということです。
ここを怠れば、一歩間違えると
歓迎要件(WANT)ばかりに注力して、必須要件(MUST)が疎かな仕事をしてしまい、結局期待値を下回りかねません。
そこで、「一言でいうと今回の仕事は、最低限何をいつまでに達成すればクリアなのか？」を確かめるようにすると、自分の仕事がズレる確率を減らすことができます。
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5分悩んだらすぐ相談する
仕事を進めている中で、5分悩んでも(調べても)分からないものは、すぐに相談するようにします。
5分悩んで分からないものは、1時間-2時間経っても分からないことが多く、時間のロスになりかねないためです。
嫌な顔をする上司もいるかもしれませんが、余計なプライドを捨てて、すぐ聞くようにしましょう。
私も新人のころ、かなり怖く、オマケに忙しくてオフィスに全然居ない上司の下についたことがあります。
聞くタイミングも掴めず、聞いても反応が怖かったので、聞かないことが増えていきましたが、後で大変な目に遭いました。
それ以来、即メールを出すなど、確認事項があればすぐ確認することを心がけました。
聞かれる前に進捗報告する
1日～2日で終わらないような仕事の場合は、仕事の区切り区切りで進捗報告を行うようにします。
特に初めて仕事をする場合など、相手の信頼がまだ得られていない場合は、こまめに進捗の報告を行います。
仕事は周囲の人間と協働するものなので、自分の仕事が失敗した場合は、誰かがリカバーしなければなりません。
管理する側の人間が気にしているポイントは、期限通りに目的を達成するために、各担当者が期限通りに必要な仕事を終わらせられるのか、です。
そこで、自分の仕事が期限通りに終わりそうか、終わらなそうか(リカバーが必要か)の情報を伝えてあげる必要があります。
相手から進捗の確認をされる前に、自分から進捗の報告をするようにしましょう。
納期の半分で出す
可能であれば、最初に確認した期限(when)の半分で仕事を終わらせるようにします。
これは、仕事を2倍のスピードでやりなさいという意味ではありません。
適切な範囲で、余裕を持った期限を設定しましょう、という意味です。
余裕をもった期限を設定し、その期限の半分で仕事を終わらせれば、あなたの評価は確実に上がります。
背伸びしたスレスレの期限を設定し、期限ギリギリで仕事を終わらせるより、評価が高いです。
背伸びした期限をオーバーしてしまった場合は、言うまでもありません。
少々セコいですが、相手の信頼を簡単に得られるテクニックなので、使えるに越したことはありません。
無理そうなら早めに言う
進捗報告と近いですが、期限通りに仕事を終わらせることが難しければ、難しいと分かったその時点ですぐに言うようにします。
あなたの「頑張ります」は、場合によってはリスクになりかねません。
とある新人の方に仕事をお願いしたとき、期限が近付いていても進捗が芳しくなかったので
「〇〇までは難しそうですね。量を減らしましょうか？」
と聞いたことがあります。
その方は「いえ、間に合います」と言って聞かなかったので、引き続きお願いしてみましたが
残念ながら、期限内に仕事が返ってくることはありませんでした。
仕事が終わるのが難しいと分かった時点で
・仕事を減らす
・期限を延ばす
・誰かに頼む
が出来ていれば、無理して仕事を終わらせようと頑張ることも、期限をオーバーして周囲に迷惑を掛けることもありませんでした。
「頑張ります」ではなく、無理なら無理と正直に言うようにしましょう。
最低限の要件+αで期待値を上回る
最初に確認した「最低限の要件」に加えて、+αを加えて相手の期待値を上回れたら、なお良です。
+αを考える際は、自分視点で考えるのではなく、仕事を頼む相手視点、お客様視点など
仕事全体の目的により近い視点で考えると、ズレが起こりにくいです。
キーマンに根回しする
上司や他部門、お客様と調整を行う場合、何かの承認を得たい場合は、必ずキーマンに根回しを行います。
例えば上司に承認を得る場合は、承認依頼を出す前に「相談」と言う名目で、事前にこれから何の承認を依頼する予定で、どうしたら承認してもらえるかを確認してもらいます。
すると、いざ承認依頼をしたときに、思わぬ反対を食らうことがなくなり、スムーズに仕事が進みます。
慣れるまでは少し大変ですが、キーマンに根回しをする、という習慣を付けることを意識しています。
関連書籍：
以上でご紹介は終わりです。
最低限、上記を徹底して仕事を行えば、仕事に余計な時間がかかることも、周囲からの評価を下げるなこともないはずです。
何かあれば、今後も追記していきます。
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